Die virtuelle Hauptversammlung – ein Zwischenstand

Seit 2020 dominiert das virtuelle Veranstaltungsformat die Hauptversammlungen deutscher börsennotierter Unternehmen. Ursprünglich als Reaktion auf die Covid-19-Pandemie eingeführt und aufgrund der damit verbundenen Kontakt- und Versammlungsbeschränkungen zeitweise (faktisch) alternativlos, haben Gesellschaften seit der Hauptversammlungssaison 2023 grundsätzlich die Möglichkeit, zwischen Präsenzveranstaltung und virtuellem Format zu wählen.1

Voraussetzung der virtuellen Hauptversammlung ist eine Satzungsgrundlage, die sich in der Praxis in Form einer befristeten Vorstandsermächtigung findet, über das Veranstaltungsformat zu entscheiden.2 Auf Wunsch von Investoren3 wurden diese Ermächtigungen im Jahr 2023 bei der weit überwiegenden Anzahl der DAX-40-Gesellschaften auf zwei Jahre beschränkt,4 sodass die Ermächtigungen bei vielen Gesellschaften im Jahr 2025 auslaufen. In der kommenden Hauptversammlungssaison wird sich daher die Erneuerung der Vorstandsermächtigung auf vielen Tagesordnungen finden. Dies gibt Anlass, kurz auf bisherige Entwicklungen des virtuellen Formats zurückzublicken, Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Formate aufzuzeigen sowie einen Ausblick auf mögliche künftige Herausforderungen und Entwicklungen zu geben.

I. Entwicklung des virtuellen Formats

In Reaktion auf den Ausbruch der COVID-19-Pandemie Anfang 2020 wurde durch das COVMG5 erstmals die Möglichkeit einer vollständig virtuellen Hauptversammlung geschaffen. Diese Möglichkeit wurde dann im Jahr 2022 durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen6 dauerhaft im deutschen Aktiengesetz etabliert. Diese Entscheidung des Gesetzgebers setzte nicht nur langjährige Reformanliegen um,7 sondern trug auch der grundsätzlich positiven Erfahrung mit dem virtuellen Veranstaltungsformat während der Corona-Pandemie Rechnung.8

Waren unter dem COVMG die Aktionärsrechte teils noch so limitiert, dass die Verfassungsmäßigkeit der Regelung in Zweifel gezogen wurde,9 wurden diese durch die Neuregelung 2022 an die Aktionärsrechte in der Präsenzveranstaltung angeglichen.10 Ein anschauliches Beispiel hierfür stellt das Auskunftsrecht der Anteilseigner dar: Während der Vorstand gemäß der ursprünglichen Fassung des § 1 Abs. 2 S. 2 HS. 1 COVMG “nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen [entscheiden konnte], welche Fragen er wie beantwortet”, wurde diesem weiten Ermessensspielraum noch während der Pandemie das “Ob” der Fragenbeantwortung entzogen und auf das “Wie” beschränkt.11 Nunmehr wird das Auskunftsrecht der virtuellen Versammlung gleichwertig zu dem in der Präsenzveranstaltung sichergestellt.12

Diese Angleichung von Präsenz- und virtueller Hauptversammlung war das erklärte Ziel des Gesetzgebers.13 Die aus der Not der Pandemie heraus geboreneZHR 188 (2024) S. 611 (613) virtuelle Hauptversammlung sollte keine Versammlung “zweiter Klasse”14 mehr sein, sondern Gesellschaften eine vollwertige Alternative zu einer Veranstaltung in Präsenz bieten.15

II. Die aktuelle Regelung

Die Entscheidung für die virtuelle Hauptversammlung bedarf nach § 118a Abs. 1 S. 1 AktG einer statutarischen Grundlage, da es sich bei der Frage des Formats um eine “wesentliche Grundentscheidung”16 handelt, die den Aktionären obliegt.17 Entweder kann die Satzung selbst eine Entscheidung für das virtuelle Format treffen oder aber den Vorstand zu einer solchen ermächtigen. In der Praxis hat sich die letztgenannte, so genannte Delegationslösung18 durchgesetzt.19 Diese befähigt den Vorstand,20 unter Berücksichtigung der konkreten Situation nach pflichtgemäßem Ermessen über die Versammlungsform zu entscheiden.21 In beiden Fällen beträgt die Laufzeit der Satzungsregelung maximal fünf Jahre.22

Wird eine virtuelle Hauptversammlung abgehalten, sind die in § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 1–8 AktG genannten Voraussetzungen einzuhalten. Unter anderem ist die gesamte Versammlung in Bild und Ton zu übertragen (Nr. 1) sowie sicherzustellen, dass Stimmrechte ausgeübt (Nr. 2), Anträge in der Versammlung gestellt (Nr. 3) sowie das Auskunftsrecht (Nr. 4) und das Rederecht ausgeübt werden können (Nr. 7).

Mit Blick auf das Auskunftsrecht können Gesellschaften zudem von der Option der Vorabeinreichung von Aktionärsfragen nach § 131 Abs. 1a–1f AktG Gebrauch machen. Die Regelung ist angelehnt an § 1 Abs. 2 S. 2 HS. 2 COVMG und ermöglicht es, eine Regelung zu treffen, nach der Fragen bereits bis zu drei Tage23 vor dem Veranstaltungstag auf elektronischem Weg einzureichen sind.24 ZHR 188 (2024) S. 611 (614)Die Vorabfragen sind spätestens einen Tag vor der Versammlung zu beantworten und sowohl die Fragen als auch deren Beantwortung den Aktionären zugänglich zu machen. Aktionärinnen und Aktionäre haben das Recht, zu allen vor und während der Versammlung gegebenen Antworten Nachfragen zu stellen.25 Für neue Sachverhalte besteht in der Versammlung ebenfalls ein Fragerecht.26

III. Vor- und Nachteile des virtuellen Hauptversammlungsformats

Die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung bietet zahlreiche Vorteile, bringt aber durchaus auch Herausforderungen mit sich.

1. Vorteile des virtuellen Formats

Ein Vorteil der virtuellen Hauptversammlung besteht in den flexibleren Teilnahmemöglichkeiten für Anteilseigner, was das Aktionärsinteresse an der Veranstaltung steigern kann.27 Diese kann sich insbesondere28 anhand zweier Kennzahlen zeigen: der Kapitalrepräsentanz und der absoluten Anzahl teilnehmender Anteilseigner. Während etwa bei der letzten Präsenzhauptversammlung der Deutschen Bank AG im Jahr 2019 das vertretene Kapital rund 35 % betrug, ist dieser Anteil im virtuellen Format im Jahr 2024 auf 48 % angestiegen. Eine derart deutliche Erhöhung fördert die Akzeptanz getroffener Entscheidungen und stärkt somit das Organ der Hauptversammlung.29 Zusätzlich zur erhöhten Kapitalrepräsentanz kann die gesteigerte Aktionärsbeteiligung auch durch eine absolute Zunahme der an der Veranstaltung teilnehmenden Anteilseigner sichtbar werden. Die Erhöhung absoluter Teilnehmerzahlen resultiert hauptsächlich daraus, dass Aktionärinnen und Aktionäre weltweit unabhängig von ihrem Aufenthaltsort teilnehmen können, wodurch Kosten und Zeit für An- und Abreise eingespart werden.30 Daneben haben Anteilseigner nunmehr die Möglichkeit an Hauptversammlungen verschiedenerZHR 188 (2024) S. 611 (615) Gesellschaften teilzunehmen, die am selben Tag stattfinden.31 Im Jahr 2019 nahmen beispielsweise etwas mehr als 3.700 Aktionärinnen und Aktionäre an der Hauptversammlung der Deutschen Bank AG teil. Im Jahr 2024 hingegen verfolgten insgesamt über 8.300 Aktionäre und Zuschauer die Veranstaltung, sowohl über das Aktionärsportal als auch über den öffentlich zugänglichen Stream, der für Aktionäre und Nicht-Aktionäre gleichermaßen zugänglich war.

Die Hauptkostentreiber physischer Hauptversammlungen umfassen neben den Catering- und Sicherheitsausgaben auch die Kosten für Auf- und Abbau sowie insbesondere die Mietkosten großer Messe- oder Sporthallen zur Unterbringung tausender Anteilseigner. Diese Kostenfaktoren entfallen bei virtuellen Veranstaltungen entweder vollständig oder treten in reduziertem Umfang auf, was zu erheblichen Einsparungen für die Gesellschaft führt.32 Verglichen mit der Präsenzhauptversammlung 2019 reduzierten sich etwa die Kosten der Deutschen Bank AG für die Durchführung der virtuellen Veranstaltung im Jahr 2024 um knapp 40 %.

Die Vorteile der virtuellen Zusammenkunft, insbesondere die damit verbundene Reduktion von Reiseaktivitäten, tragen zudem erheblich zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks solcher Veranstaltungen bei. So führte die Verlagerung der Veranstaltung ins virtuelle Format bei der Deutschen Bank AG zu einer Reduktion der CO₂-Emissionen um etwa 80 % im Vergleich der Jahre 2019 und 2022.33

In diesem Kontext ist auch auf die zurzeit von Gesetzes wegen dem virtuellen Format vorbehaltene Möglichkeit der Vorabeinreichung von Fragen einzugehen.34 Seit dem Auslaufen der Sonderregelungen des COVMG machen Gesellschaften kaum noch von der Vorabeinreichung Gebrauch. Als Grund für die mangelnde Inanspruchnahme in der Praxis wird genannt, dass trotz des Aufwands im Vorfeld der Veranstaltung am Tag der Hauptversammlung zur Beantwortung von (Nach-)Fragen ein vollwertiges Backoffice vorgehalten werden muss.35 Darüber hinaus sei mitunter unklar, welche Fragen als Nachfragen zuzulassen sind,36 was im Zweifel zu einer Beantwortung in der Hauptversammlung und damit zu einer Verringerung des Entlastungseffekts derZHR 188 (2024) S. 611 (616) Vorabeinreichung führe.37 Daraus wird zum Teil gefolgert, die Vorabeinreichung bringe einer Gesellschaft keine Vor-, sondern nur Nachteile.38

Obwohl die Vorabeinreichung eine höhere Qualität bei der Fragenbeantwortung erlaubt, stößt das Verfahren auch bei Aktionärinnen und Aktionären auf Kritik.39 Es wird bemängelt, dass die Möglichkeit, spontan auf neue Informationen oder Diskussionen während der Hauptversammlung zu reagieren, eingeschränkt sei, was die Dynamik und Interaktivität der Versammlung schwäche. Zudem bestehe die Sorge, dass der Vorstand am Tag der Hauptversammlung Fragen selektiv beantworten könne, was zu einer unvollständigen oder verzerrten Informationslage führen könne.

Die Vorabeinreichung stellt eine wesentliche Innovation des virtuellen Veranstaltungsformats dar. Angesichts der weit verbreiteten Skepsis gegenüber diesem Format ist jedoch zu befürchten, dass das schon jetzt kaum genutzte Recht endgültig “stirbt”.40

2. Nachteile des virtuellen Formats

Im zentralen Vorteil der virtuellen Hauptversammlung – der vereinfachten Teilnahme mangels persönlicher Anwesenheit – liegt zugleich der Hauptkritikpunkt: Es mangle an der Interaktion zwischen Aktionariat und Vorstand.41 Die Hauptversammlung, gleich ob in Präsenz oder virtuell, stelle die Möglichkeit der Anteilseigner dar, untereinander und im Austausch mit dem Vorstand Zukunftsthemen der Gesellschaft zu erörtern. Der individuelle und spontane Umgang mit Fragen und Nachfragen vor versammelter Menge schaffe eine andere Art des Austauschs und der Transparenz als es das virtuelle Format könne und fördere so letztlich das Vertrauen der Anteilseigner in die Gesellschaft.42 In gewisser Hinsicht sei das virtuelle Format damit anonymer. Von Seiten der Anteilseigner ist daher vereinzelt der Vorwurf zu vernehmen, durch Wahl der virtuellen Hauptversammlung entziehe sich der Vorstand einer kritischen Diskussion.43 ZHR 188 (2024) S. 611 (617)In Anbetracht der intensiven und lebhaften Diskussionen, die in zahlreichen Gesellschaften stattfinden und bei denen Aktionärinnen und Aktionäre auch im virtuellen Format wiederholt das Wort ergreifen und in einen Dialog mit dem Vorstand treten, erscheint die geäußerte Kritik nicht nachvollziehbar.

Nicht zuletzt kann das virtuelle Format sowohl Gesellschaft als auch Anteilseigener vor technische Probleme und Herausforderungen stellen.44 Dabei ist nicht zu verkennen, dass auch das Präsenzformat nicht vor ähnlichen Problemen gefeit ist. Zunächst erfolgt die Anmeldung zur Versammlung auch im Präsenzformat bei den meisten Gesellschaften elektronisch. Am Tag der Hauptversammlung können Stau, eingeschränkter oder gar eingestellter Bahnbetrieb oder nicht ausreichende Parkplätze ebenso zu einer verspäteten oder vereitelten Teilnahme führen, wie Probleme mit der Internetverbindung. Im Ergebnis bestehen daher keine wesentlichen Unterschiede zwischen beiden Veranstaltungsformen: In beiden Fällen muss die Hauptversammlung akribisch geplant, organisiert und durchgeführt werden, um einen für alle Beteiligten reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.45

IV. Exkurs: Das hybride Veranstaltungsformat

§ 118 Abs. 1 S. 2 AktG eröffnet Gesellschaften noch eine weitere Gestaltungsmöglichkeit: das hybride Veranstaltungsformat. In verklausulierter Art gestattet das Gesetz die elektronische Zuschaltung von Anteilseignern zu einer ansonsten “normal” in Präsenz abgehaltenen Hauptversammlung. Das hybride Format stellt somit keinen eigenständigen Veranstaltungstyp dar, sondern eine Kombination aus Präsenz- und virtueller Hauptversammlung.

Obwohl das hybride Format auf den ersten Blick verlockend erscheinen mag, kombiniert es doch die Vorteile beider Formate, wurde es seit seiner Einführung nur vereinzelt angewendet und konnte sich in der Praxis in Deutschland nicht durchsetzen.46 So verzichteten bereits die meisten Gesellschaften darauf, die für die elektronische Teilnahme nach § 118 Abs. 1 S. 2 AktG erforderliche Satzungsermächtigung zu schaffen.47 Die geringe Akzeptanz in der Praxis ist hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass aufgrund der UnsicherheitZHR 188 (2024) S. 611 (618) über die Anzahl der physisch anwesenden Teilnehmer die Präsenzversammlung in vollem Umfang geplant werden muss, während gleichzeitig virtuelle Elemente berücksichtigt werden müssen. Dies führt zu einem erheblich erhöhten Aufwand, höheren Kosten und einem gesteigerten Anfechtungsrisiko.48 Aus Sicht einer Gesellschaft birgt das hybride Modell daher in erster Linie Nachteile,49 was es nicht zu einer attraktiven Veranstaltungsform macht.

V. Fazit und Ausblick

Insgesamt kann konstatiert werden, dass sich die virtuelle Hauptversammlung in den letzten Jahren zu einer wichtigen und vollwertigen Alternative zum traditionellen Präsenzformat weiterentwickelt hat. Die Bedeutung des virtuellen Formats wird durch seine breite Akzeptanz in der Praxis deutlich: Bei den DAX-40-Gesellschaften hat das virtuelle Format die Präsenzveranstaltung als meistgenutzte Form abgelöst. Sowohl im Jahr 2023 als auch im Jahr 2024 entschieden sich 70 % der Gesellschaften für eine Weiterführung des virtuellen Veranstaltungsformats auch über das Ende der Corona-Zeit hinaus.50 Diese Beobachtung ist bemerkenswert, da sie eine Diskrepanz zwischen geltender Rechtslage und tatsächlicher Rechtsanwendung aufzeigt: Obwohl der Gesetzgeber die Präsenzveranstaltung weiterhin als Grundform betrachtet,51 entspricht dies derzeit nicht (mehr) der gelebten Realität der DAX-40-Gesellschaften. Sollte die Akzeptanz der virtuellen Hauptversammlung in Zukunft weiter zunehmen und sich die Nutzung des Formats verstetigen, wäre es wünschenswert, wenn der Gesetzgeber diese Entwicklung anerkennt und die virtuelle Hauptversammlung als grundlegende Form etabliert.52 Angesichts des verantwortungsvollen Umgangs der Gesellschaften mit der Ermächtigung sowie der positiven Erfahrungen der letzten fünf Jahre wäre es aus Sicht der Unternehmen begrüßenswert, wenn Investorenverbände gewillt wären, bei der Ermächtigungsrunde im Jahr 2025 auch längere Zeiträume als die aktuell zumeist vorzufindenden zwei Jahre zu unterstützen.

Obwohl die Technik noch nicht in jeder Hinsicht ausgereift ist, bietet das Format schon jetzt zahlreiche Verbesserungen im Vergleich zur Präsenzveranstaltung: genannt seien nur die erhöhte Anteilseignerpartizipation, die Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks sowie die Kostenersparnis. Insbesondere die von Investorenvertretern zum Teil als nicht ausreichend wahrgenommeneZHR 188 (2024) S. 611 (619) Interaktion zwischen Aktionären und Management sowie unter den Aktionären untereinander stellt einen Bereich dar, den es weiter zu optimieren gilt. Nicht nur der Gesetzgeber, sondern auch Gesellschaften sollten daher technologische Entwicklungen stets im Blick behalten, um die Aktionärsbeteiligung weiter zu verbessern.

Ob das virtuelle Format die Präsenzveranstaltung dauerhaft in Gänze zu verdrängen vermag, ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abzusehen. Vor dem Hintergrund der Erfahrungen mit der virtuellen Hauptversammlung darf allerdings bezweifelt werden, dass Präsenzhauptversammlungen noch dieselbe Zugkraft entfalten wie vor der Pandemie. Jedenfalls die jüngsten Erfahrungen aus der Praxis scheinen diese Annahme zu bestätigen: So lassen Hauptversammlungen von Gesellschaften, die nach der COVID-19-Pandemie zum Präsenzformat zurückgekehrt sind, einen Rückgang der Teilnehmerzahlen beobachten.53

Friederike Rotsch und Gabriel Jakob